La conservazione sostitutiva è il processo informativo che conferisce valore legale e fiscale ai documenti informatici realizzato secondo le regole e procedure disciplinate dal D.M. del 17.6.2014 e dal D.P.Cons Min. 3.12.2013. Sono considerati documenti informatici, sia i documenti nativi digitali, prodotti mediante appositi programmi (PDF, PDF/a, TIFF, XML, ecc), sia documenti cartacei, resi digitali tramite processo di acquisizione informatica (scannerizzazione, foto ecc). I documenti informatici devono essere conservati mediante un sistema di conservazione a norma di legge che assicuri la conservazione dei documenti con i metadati a essi associati, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantirne le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Net4market – CSAmed ti mette a disposizione un servizio di conservazione a norma esterno alla tua azienda, accessibile dal cliente tramite portale web dedicato. Potrai in qualsiasi momento verificare quali documenti sono andati in conservazione e consultarli liberamente.
le tue fatture al sicuro secondo
le norme di legge per 10 anni.
Conservazione sostitutiva
Vantaggi della conservazione sostitutiva
ottimizzazione dei costi
documenti in conservazione ricercabili e opponibili nei confronti di terzi
ottimizzazione del tempo
adempimento all’obbligo normativo
Chi è il responsabile della conservazione sostitutiva?
Il responsabile della conservazione, figura obbligatoria per legge, è colui che organizza, presiede e controlla l’intero sistema di conservazione. Il Responsabile del procedimento di conservazione è Alias group, società specializzata nella conservazione e nostro partner per questa tipologia di servizio.
Manuale della Conversazione
Ti verrà messo a disposizione online il manuale della conservazione, documento che illustra ai sensi dell’art. 8 DPCons.Min. 3.12.2013 l’organizzazione, i soggetti coinvolti ed i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione. Nel costo del servizio è compreso anche il manuale della conservazione.
Riconsegna dei documenti
In caso di recesso dal presente contratto o alla sua naturale scadenza, Alias Group si impegna a restituirti, su espressa richiesta, una copia su supporti ottici dei documenti conservati.